SERVICIOS

Ofrecemos una gran variedad de Servicios enfocados a la correcta aplicación de la Gestion Documental, desde la Asesoría en la Implementación de la Ley 527 de 1999, hasta la configuración de Soluciones de Gerencia Electrónica Documental con suministro de Servidores, Escáner Fujitsu, Software DocuWare, Software Microcolsa y mucho más. 

Organización Documental

 

LA ORGANIZACIÒN DOCUMENTAL

 

Donde quiera que comenzó a gestarse una organización administrativa, ésta trajo consigo la creación de documentos y el archivo los recogió" .

 

Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas, es el de la perdida de información, consecuencia de la mala organización de los documentos.

 

Cuando el archivista identifica las necesidades de información de una organización, debe iniciar el proceso de tratamiento del fondo documental, analizando la estructura para conocer los documentos que produce.

 

"las necesidades de información deben determinar las características del tratamiento, y, recíprocamente, la calidad del tratamiento determina el resultado de la recuperación, y la consiguiente satisfacción de esas necesidades" . A continuación, se procede a elaborar un plan de clasificación que consiste en agrupar los documentos de acuerdo a sus características. Existen cuatro posibilidades de clasificar: la clasificación funcional: basada en las funciones de la institución; la clasificación orgánica: basada en su estructuración administrativa interna; la clasificación mixta de carácter funcional estructural: funciones y estructura de la empresa, y la clasificación temática: para clasificar colecciones de materiales desorganizados. Este proceso conlleva a determinar las series, subseries, piezas y a la creación del cuadro de clasificación documental.

 

Posteriormente se procede a la ordenación que es la disposición física de los documentos en los depósitos, determinando el criterio por el que se va a ordenar (numérico, cronológico, alfabético o mixto); se continúa con la asignación de una notación de identificación que individualice al documento, y luego se ubica en la instalación física. Luego, se procede a describir los documentos, que consiste en analizarlos, dando como resultado una serie de notas que expresan el contenido del documento. Por último, se realiza la indización, que es la operación mediante la cual se asegura la ordenación de los términos que se pueden recuperar de forma rápida, y, expresar los conceptos que satisfacen las necesidades de los usuarios, creando puntos de acceso al contenido de los documentos

Cita tomada del Archivo Central del Ministerio de Cultura del Perù. http://www.minedu.gob.pe/archivocentral/infogen.php Conceptos bàsicos en archivìstica.Procesos tècnicos Archivìsticos.Organziaciòn Documental. 1:30 pm, 13/11/2009.

Levantamiento de Tablas de Retención Documental

 

¿Qué son las TRD y cuál es la diferencia con las TVD?

TRD: Listado de SERIES con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.


TVD: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.


El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).​

 

Prestamos la asesoria y acompanamiento para que las empresas alcancen el objetivo de disponder de unas TRD y TVD acorde a su estructura organizacional y que cubra todas sus necesidades.

Digitalización Documental

 

La digitalización de documentos es el proceso por el que un documento en soporte papel se transforma en un documento en un soporte lógico, accesible desde un ordenador. Para la conversión se utiliza el escaneo de documentos y su transformación en información digitalizada, ya sea en modo gráfico o en modo texto.
 

Las principales ventajas de la digitalización de documentos son:
  • Reducción del espacio físico que ocupan.

  • Están disponibles para su consulta solo por las personas autorizadas para verlos por lo que aumenta el nivel de seguridad.

  • No hay necesidad de desplazarse del puesto de trabajo a buscarlos, ahorrando tiempo y búsquedas.

  • Están disponibles de forma simultánea para varias personas a la vez, sin necesidad de copias físicas.

  • Posibilidad de distribuir el contenido total o parcialmente, por mail u otros sistemas electrónicos, de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar su recepción.

  • Si se digitaliza en modo texto nos ahorra la digitación de la información contenida en el documento, pudiendo incluso exportarse a un programa externo.

  • Sirven de copia de seguridad de los documentos, se evita el desgaste de los originales, su robo o pérdida por un incendio, vandalismo o inundación.

  • No hace falta tener papeles en las mesas, dando una imagen más dinámica y ordenada de la empresa.

  • Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original.

 

El escanear documentos es una tarea que solo es necesario realizar una vez, quedando en ese momento disponible una imagen del documento. Tras el escaneo de documentos se le asigna un nombre de archivo y unos datos sobre el tipo de contenido, que pueden asignarse de forma manual o automática a partir de información contenida en ciertas áreas del documento.

 

Como segundo paso opcional, tras escanear documentos se pueden pasar por un proceso OCR, que transforma el documento escaneado a texto plano, que se asocia al fichero del documento, pudiendo usarse entonces o bien la imagen o bien el texto indiferentemente.

Flujos Electrónicos Documentales

 

El workflow empresarial o la Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management, BPM) es una metodología corporativa de gestión, cuyo objetivo es mejorar el desempeño de una organización en términos de eficiencia y eficacia mediante la optimización de sus procesos de negocio. Para lograrlo, los procesos se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continuada, y eso en la actualidad se puede llevar a cabo de forma sencilla utilizando las funcionalidades integradas en un gestor documental corporativo.

 

La gestión por procesos se basa por tanto en el entendimiento, visibilidad y control de todos los procesos de negocio de una organización por los propios trabajadores, con el fin de aumentar la rentabilidad de la empresa y lograr la satisfacción del cliente. Se origina en los ’80 con el surgimiento de las normas internacionales de calidad y el modelo de producción japonés basado en el Toyotismo. Que presenta entre sus característica la alta rotación en los puestos de trabajo y/o roles; el trabajo en equipo como elemento estimulador y el sistema just in time, que lleva al reducir el almacenaje físico, equiparando el tiempo de producción, el de circulación de la mercancía en la cadena productiva y el aceleramiento de la demanda.

 

En la actualidad el BPM, está vinculado con buenas prácticas organizacionales como la búsqueda de la mejora continua y la aplicación de inteligencia a procesos de gestión de contenidos empresariales (en adelante ECM) Gracias a esta funcionalidad, los usuarios pueden iniciar, desarrollar y concluir procesos documentales, administrativos y empresariales, a través del diseño de secuencias formadas por los pasos necesarios para su cumplimiento. En ECM, los flujos de trabajo incluyen la actividad, la acción, los participantes y el estadio correspondiente en el que se encuentra cada documento, respecto a su ciclo de vida. Cada paso del mismo determinara qué debemos hacer con el documento, que normativa tendremos que aplicar a su tratamiento y qué persona o trabajador tiene que intervenir en el documento, bien sea modificándolo o firmándolo.